13.1. Revisar las actas de una sesión

US Navy 110630-N-AC575-005 An upper class midshipman supervises as plebes study Reef Points
Fig. 1.134. By U.S. Navy photo by Mass Communication Specialist 2nd Class Alexia Riveracorrea [Public domain], via Wikimedia Commons

El asesor puede acceder al mismo formulario de Actas de sesión que el coordinador de actividad. Las únicas dos diferencias que encontrará son:

  • El acta de asistencia será editable SIEMPRE para el asesor, a diferencia del coordinador, que sólo podía rellenarla en el plazo establecido: el resto del día desde el momento de iniciarse la sesión.
  • El acta de sesión no será editable NUNCA por el asesor, mientras que el coordinador disponía de 7 días desde la celebración de la sesión.

El asesor podrá realizar en DOCEO dos funciones:

1. Revisar que las actas se están cumplimentando correctamente y en plazo.

  • Esta es la función principal, y se podrá realizar tanto para el acta de sesión como para la de asistencia.
  • El asesor vigilará y avisará de la forma que considere oportuna al coordinador de actividad, cuando detecte que las actas no se están rellenando correctamente, o simplemente, no se están cumplimentando.
  • Recordemos que una sesión presencial no existe si no hay un acta de asistencia que la corrobore. Todos los participantes constarían como que han faltado a la sesión.

2. Cumplimentar las actas cuando el coordinador ha tenido problemas y no ha podido hacerlo.

  • Esta es una función excepcional, y que sólo se realizará si para el asesor está suficientemente justificada la no introducción de los datos por el coordinador.
  • El asesor debería disponer por escrito, de una justificación de porqué no han podido ser introducidas en su plazo, y de una relación de la asistencia de cada uno de los participantes en la actividad, por parte del citado coordinador.
  • Si se dan las circunstancias anteriores, el asesor podrá cumplimentar las asistencias a las sesiones de una actividad de igual forma que el coordinador, con la única diferencia de que él sí que podrá editarlo en cualquier momento, aun cuando se haya sobrepasado el plazo para rellenar el acta de asistencia.

Proceso

El proceso para revisar las actas de sesión y asistencia es:

1. Acceder a DOCEO como asesor.

2. Menú Asesor > Mis actividades > Actividad en concreto

3. Elegir la Sesión de la fecha deseada

4. Pulsar en el botón del Acta de asistencia o del Acta de sesión, según se desee. En este punto se podría generar un fichero PDF que recogiera el acta de sesión, con su correspondiente asistencia pulsando en el enlace Obtener el archivo .PDF del acta.

5. Visualizar los datos introducidos por el coordinador, o incluso, obtener un fichero PDF únicamente del Acta de asistencia pulsando en el icono Imprimir el acta de asistencia de una sesión desde el formulario de Asistencia a la sesión. Si la fecha de la sesión ha pasado y el coordinador de actividad no ha cumplimentado las actas, el asesor deberá actuar en consecuencia.

6. El asesor tiene la posibilidad de rellenar las actas de asistencia al acceder al formulario correspondiente. No ocurre lo mismo para el acta de sesión, que únicamente puede ser cumplimentada por el coordinador de actividad.

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