U12. Coord. Actividad: Seguimiento de una actividad

Una vez se ha finalizado el diseño de la actividad, y ha sido aprobada por el Centro de profesores como certificable, DOCEO ofrece la posibilidad de llevar un seguimiento de las sesiones y del desarrollo de la misma.

Esta labor será responsabilidad del Coordinador de actividad, y en caso de que éste no exista o no esté presente, dependerá del COFO.

El proceso es análogo para todas las modalidades de formación. Para los Proyectos de Formación en Centros (PFC's) tan sólo hemos de tener en cuenta que habrá que llevar el seguimiento por separado: el coordinador de la actividad lo hará de las sesiones del módulo 1 común, y por otro lado, cada coordinador de grupo, el de cada una de las sesiones de los grupos del módulo 2.

Importante

Plazos

En las sesiones presenciales, es necesario cumplimentar dos formularios:

  1. El acta de asistencia de los participantes
  2. El acta de la sesión

El coordinador de actividad dispondrá de un plazo limitado para poder acceder a la gestión de cada sesión. Así:

  • El plazo comienza: en el mismo día y hora en que está programada la sesión. Antes de esta fecha, los formularios no estarán operativos.
  • El plazo termina
    • Para el acta de asistencia: a las 0 horas de la noche del mismo día en que está programada la sesión.
    • Para el acta de la sesión: en siete días naturales a contar desde el día en que está programada la sesión.

Se recomienda realizar ambas tareas durante el trascurso de la propia sesión, de forma que los datos e informaciones sean más fiables, y haya menos posibilidades de error.

¿Qué ocurre si se pasa el plazo?

Una vez finalizado el plazo, ni el coordinador de actividad ni el COFO podrán acceder a la sesión, y esta se considerará no realizada. Para evitar llegar a este punto, se recomienda:

  • La prevención. Si por cualquier causa se necesita cambiar la fecha de celebración de una sesión, debe notificarse al asesor responsable, y modificar la tabla de temporalización de las sesiones en el diseño de la actividad. Recordamos que el sistema tiene en cuenta la fecha real, de forma que nunca permitirá modificar fechas de sesiones trasladándolas a un día anterior a la fecha actual.
  • La excepción. Puede acudirse al asesor responsable de la actividad para que él realice las modificaciones necesarias en el Acta de asistencia. Obsérvese que el asesor sólo hará esta gestión si la solución anterior no ha podido realizarse, o si él considera justificada la causa por la que no ha sido posible cumplimentar estos formularios en plazo, teniendo en cuenta siempre los criterios establecidos por el CIFE.
  • Las actas de sesión, no pueden ser modificadas por nadie fuera de plazo.

Gestión de las sesiones

1. Menú > Actividades que coordino. Aparecerá un listado con las actividades de las que puedes llevar el seguimiento de las sesiones.

2. Para la actividad que se desee, elegir del cuadro desplegable la acción correspondiente a la Sesión de la fecha que corresponda.

Elige la acción correspondiente a la Sesión de la fecha deseada

Fig. 1.128. Captura de pantalla. Elige la acción correspondiente a la Sesion de la fecha deseada

3. Se accede a la página de gestión de sesiones en la que nos presenta la posibilidad de gestionar la Asistencia a la sesión y el Acta de la sesión. Además podremos obtener un archivo PDF con el acta de la sesión en la que se incluye la asistencia.

Gestión de sesiones

Fig. 1.129. Captura de pantalla. Gestión de sesiones 

Importante

Hoja de asistencia en blanco, previo a la celebración de la sesión.

En ocasiones, sobre todo cuando el grupo reunido es muy numeroso, puede ser interesante disponer de una hoja de asistencia en blanco para que los asistentes puedan firmarla en papel.

Para obtener este fichero en PDF, basta con entrar en la sesión y pulsar sobre el icono Obtener la hoja de control de asistencia.

Este icono estará disponible desde las 0 horas del día en que se ha de celebrar la sesión.

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